Técnicas de priorización para SCRUM

En el dinámico mundo de Scrum, el Product Backlog es más que una simple lista de deseos; es la hoja de ruta que guía a tu equipo hacia la entrega de valor. Pero para que esa hoja de ruta sea efectiva, necesita una brújula: las técnicas de priorización. Sin una priorización clara, tu equipo corre el riesgo de trabajar en funcionalidades de bajo impacto, lo que lleva a la frustración y a la entrega de un producto mediocre.

Como consultor de Scrum con años de experiencia, he visto que dominar estas técnicas es una habilidad fundamental para cualquier Product Owner que quiera transformar un backlog caótico en un plan de acción estratégico. La priorización no es un acto burocrático, sino una toma de decisión continua y consciente que equilibra el valor de negocio, la urgencia y el esfuerzo.

En este artículo, desglosaremos las técnicas de priorización más efectivas en Scrum. No solo te explicaré qué son, sino también cómo implementarlas paso a paso, sus ventajas y desventajas, y en qué escenarios son más útiles. Mi objetivo es que, al finalizar esta lectura, tengas las herramientas para ordenar tu Product Backlog con confianza y llevar a tu equipo a entregar el máximo valor en cada Sprint.

En el vídeo del curso de scrum de youtube te explico en detalle cada una de ellas, así puedes completar con este artículo la información sobre las distintas técnicas de priorización que hay para el SCRUM o cualquier otro proyecto que lideras junto con tu equipo de trabajo. 

La Importancia de la Priorización en el Marco de Scrum

La priorización es la responsabilidad principal del Product Owner. Su objetivo es garantizar que los elementos en la parte superior del Product Backlog sean aquellos que, si se implementan, generarán el mayor valor para el cliente y la organización. Esta práctica se apoya en los tres pilares de Scrum:

• Transparencia: El orden del backlog es visible para todo el equipo.
• Inspección: El equipo puede inspeccionar la priorización en eventos como el Refinamiento del Product Backlog y la Sprint Review.
• Adaptación: El Product Owner puede reordenar el backlog en cualquier momento en respuesta a nuevos aprendizajes o cambios de mercado.

A continuación, exploramos las técnicas que hacen posible esta priorización efectiva.

1. Filtro de Priorización

El Filtro de Priorización es una técnica visual y sencilla para clasificar los elementos del Product Backlog en categorías de prioridad. Es una forma de organizar el trabajo de manera intuitiva y rápida, ideal para equipos que se inician en Scrum.

• Implementación:
  1. Define niveles: Acuerda con tu equipo de 3 a 4 niveles de prioridad. Ejemplos: “Prioridad 1 (Próximo Sprint)”, “Prioridad 2 (En breve)”, “Prioridad 3 (Futuro)”.
  2. Crea categorías: En tu herramienta de gestión (Jira, Trello, una pizarra), crea estas categorías.
  3. Filtra los elementos: El Product Owner revisa cada elemento y lo asigna a la categoría correspondiente.
• Ventajas: Fácil de entender y de implementar, proporciona visibilidad inmediata.
• Desventajas: La priorización es subjetiva, sin un marco analítico que la justifique. Puede llevar a la “inflación de prioridad”.
• Escenarios Ideales: Equipos nuevos en Scrum, backlogs muy desordenados, o como un primer paso para organizar el trabajo antes de usar técnicas más complejas.
• Consejo de Experto: Es excelente para iniciar conversaciones. Utilízalo para que el equipo discuta por qué ciertos ítems pertenecen a la “Prioridad 1”.

2. Pirámide de Priorización

Esta técnica es una representación visual que refleja la realidad de un Product Backlog saludable: la mayoría de los ítems son de baja prioridad, mientras que solo una pequeña porción es crítica.

• Implementación:
  1. Dibuja una pirámide: Crea una pirámide dividida en 3 o 4 segmentos. El segmento superior es el más pequeño, y el inferior es el más grande.
  2. Asigna prioridades: El segmento superior representa la prioridad más alta, el siguiente la prioridad media, y así sucesivamente.
  3. Coloca los ítems: El Product Owner debe colocar los elementos del backlog en los segmentos, forzándose a ser selectivo para que solo unos pocos quepan en la cima.
• Ventajas: Visualmente impactante, fuerza al Product Owner a ser realista sobre lo que es verdaderamente importante.
• Desventajas: No es una técnica de priorización en sí misma, sino una herramienta de visualización.
• Escenarios Ideales: Para comunicar la estrategia del producto a stakeholders o para evitar que el backlog se llene de “prioridades altas”.
• Consejo de Experto: Usa esta pirámide como una metáfora. “Tenemos 100 ítems, pero solo 5 caben en la punta de la pirámide. ¿Cuáles son los 5 que más valor nos darán?”.

3. Técnica MoSCoW

MoSCoW es un acrónimo para cuatro categorías de priorización: Must, Should, Could, Won’t. Es una de las técnicas más populares por su simplicidad y efectividad para generar consenso.

• Implementación:
  1. Define las categorías:
     • Must Have (Imprescindible): El producto no funciona sin esto.
     • Should Have (Debería tener): Importante, pero no crítico.
     • Could Have (Podría tener): Deseable, pero no esencial.
     • Won’t Have (No tendrá): Se excluye de esta entrega.
  2. Clasifica los ítems: El Product Owner y el equipo clasifican cada elemento del backlog en una de estas categorías.
• Ventajas: Sencilla, fomenta el diálogo y ayuda a definir el Producto Mínimo Viable (MVP).
• Desventajas: La subjetividad puede llevar a la “inflación de Must”.
• Escenarios Ideales: Para el inicio de un proyecto o para definir el alcance de una nueva funcionalidad.
• Consejo de Experto: Limita el número de “Must Haves” al 60% del total de ítems. Esto fuerza al equipo a ser más selectivo.

4. Priorización por Pares

La Priorización por Pares es una técnica que compara cada elemento del backlog con todos los demás, uno a uno, para determinar cuál es más importante. Es muy útil cuando la priorización es difícil de justificar.

• Implementación:
  1. Lista los elementos: Enumera los elementos a priorizar.
  2. Crea una matriz: Dibuja una tabla donde cada elemento se cruza con todos los demás.
  3. Compara: Para cada par, decide cuál es más importante y asigna un punto al ganador.
  4. Suma los puntos: El elemento con la puntuación más alta es el más prioritario.
• Ventajas: Fuerza a tomar decisiones difíciles, reduce la subjetividad al comparar ítems directamente.
• Desventajas: Se vuelve muy lenta con muchos ítems. Es impráctica para más de 10-15 ítems.
• Escenarios Ideales: Para priorizar un grupo pequeño de ítems complejos o cuando el equipo tiene dificultades para ponerse de acuerdo.
• Consejo de Experto: Úsala para refinar las prioridades dentro de una categoría, como los “Must Have” de MoSCoW.

5. Método de los 100 Puntos/€

Esta técnica distribuye un presupuesto limitado de puntos (o dinero ficticio) entre los elementos del backlog, reflejando el valor percibido.

• Implementación:
  1. Asigna un presupuesto: El Product Owner o los stakeholders reciben 100 puntos.
  2. Vota: Los participantes distribuyen sus puntos entre los elementos del backlog que consideran más valiosos.
  3. Suma los puntos: Se suman los puntos de cada elemento para obtener una puntuación total. El que tiene más puntos es el de mayor prioridad.
• Ventajas: Simula un presupuesto real, fomenta la propiedad y revela el valor percibido.
• Desventajas: El resultado no considera el esfuerzo del equipo. Puede ser manipulado si no hay una justificación clara.
• Escenarios Ideales: Para involucrar a múltiples stakeholders en la priorización y para obtener una visión rápida de las prioridades del negocio.
• Consejo de Experto: Combina esta técnica con una estimación de esfuerzo del equipo para obtener un resultado más completo (ej., puntos de valor / puntos de esfuerzo).

6. Matriz de Eisenhower Adaptada

La famosa matriz de Urgente/Importante se puede adaptar para priorizar los elementos del Product Backlog en función de la estrategia y la urgencia.

• Implementación:
  1. Dibuja la matriz: Crea una matriz con dos ejes (Urgente/No Urgente e Importante/No Importante).
  2. Clasifica los ítems: Coloca cada elemento del backlog en uno de los cuatro cuadrantes:
     • Urgente e Importante (Hazlo ya): Prioridad máxima.
     • No Urgente e Importante (Planifica): Gran valor a largo plazo.
     • Urgente y No Importante (Delega): Se debe resolver, pero tiene bajo valor.
     • No Urgente y No Importante (Desecha): Elimina del backlog.
• Ventajas: Ayuda a diferenciar entre lo que es importante y lo que es solo urgente, promueve la eliminación de desperdicio.
• Desventajas: La clasificación puede ser subjetiva. No escala bien con muchos ítems.
• Escenarios Ideales: Para la priorización de alto nivel o para enseñar a los Product Owners a pensar estratégicamente.
• Consejo de Experto: La matriz es más una herramienta mental que una técnica de priorización diaria. Úsala para limpiar el backlog y decidir qué ítems de “alto valor” merecen una planificación a largo plazo.

7. Técnica Urgente (Urgencia x Valor de Negocio)

Esta es una técnica simple y cuantitativa que combina dos factores clave para la priorización: la urgencia y el valor de negocio.

• Implementación:
  1. Escalas de calificación: Define una escala de 1 a 5 para la “Urgencia” y otra para el “Valor de Negocio”.
  2. Califica los ítems: El Product Owner califica cada elemento en ambas escalas.
  3. Calcula la prioridad: Multiplica la calificación de Urgencia por la de Valor de Negocio. Los ítems con la puntuación más alta son los de mayor prioridad.
• Ventajas: Sencilla, rápida y combina dos factores cruciales para el negocio.
• Desventajas: Ignora el esfuerzo de implementación. Las calificaciones pueden ser subjetivas.
• Escenarios Ideales: Para una priorización rápida o para ordenar un backlog en una fase inicial del proyecto.
• Consejo de Experto: Para un resultado más completo, divide la puntuación de prioridad por los puntos de esfuerzo del equipo. Esto te da una métrica de “Valor/Esfuerzo”.

8. Theme Scoring (o Scorecard de Priorización)

El Theme Scoring es una técnica de priorización más sofisticada que evalúa los elementos del backlog con múltiples criterios ponderados. Es ideal para priorizaciones complejas y transparentes.

• Implementación:
  1. Define los criterios: Identifica los factores más importantes para tu priorización (ej., Valor de Negocio, Esfuerzo, Riesgo Técnico, Urgencia Legal).
  2. Asigna pesos: Asigna un peso (en porcentaje) a cada criterio.
  3. Califica y calcula: Para cada elemento del backlog, califícalo en cada criterio y calcula una puntuación final ponderada.
• Ventajas: Objetiva, transparente y estructurada. Permite manejar múltiples factores de forma sistemática.
• Desventajas: Puede ser lenta y compleja de implementar al principio. La asignación de pesos y calificaciones puede ser subjetiva.
• Escenarios Ideales: Para organizaciones maduras en Scrum, con productos complejos que requieren un enfoque de priorización multifactorial.
• Consejo de Experto: Involucra a los stakeholders clave en la definición de los pesos y criterios para asegurar que la priorización esté alineada con los objetivos estratégicos de la empresa.

9. Priorización en Jira Software

En la práctica, la priorización en Scrum a menudo se implementa a través de herramientas como Jira Software.

• Implementación:
  1. Escala visual de prioridades: Jira permite arrastrar y soltar los elementos (issues) en el Product Backlog. Los ítems en la parte superior del backlog son los de mayor prioridad.
  2. Campos de prioridad: Jira tiene campos de prioridad predefinidos (Highest, High, Medium, etc.). Es importante que el Product Owner y el equipo tengan un entendimiento claro de lo que significa cada nivel.
• Ventajas: Es la herramienta de facto para la gestión de backlogs, altamente visible y flexible.
• Desventajas: Si no se gestiona con disciplina, el backlog puede desordenarse fácilmente.
• Escenarios Ideales: En casi todos los equipos de Scrum que usan software para la gestión de proyectos.
• Consejo de Experto: Mi recomendación es simplificar la escala de prioridades de Jira a un máximo de 3-5 niveles. Un exceso de niveles genera confusión.

Elige la Técnica Correcta y Mejora tu Priorización

Dominar las técnicas de priorización en Scrum es esencial para cualquier Product Owner que quiera entregar un producto de alto valor de manera consistente. No existe una técnica “perfecta”, y la mejor elección dependerá del contexto, la madurez del equipo y la complejidad del proyecto.

• Para equipos nuevos, empieza con algo simple como el Filtro de Priorización o MoSCoW.
• Para discusiones difíciles, usa la Priorización por Pares.
• Para una priorización multifactorial y transparente, el Theme Scoring es la opción ideal.

Recuerda que lo más importante es que el proceso de priorización sea transparente, continuo y que el resultado final refleje el entendimiento compartido del equipo sobre qué es lo más importante para los clientes y la organización. No te pierdas el video del curso gratuito de SCRUM en mi canal de youtube.

¿Qué técnica de priorización ha funcionado mejor en tu equipo? ¡Comparte tu experiencia en los comentarios!